Una de las principales funciones o actividades que realiza una empresa o negocio es concretar las ventas y esto sólo se logra al procesar las transacciones, solicitudes y requerimientos de sus clientes.

Tanto la contabilidad como la facturación son funciones que van de la mano, por eso, es necesario tener un plan de acción, veamos cómo podemos obtener clientes y concretar nuestras ventas fácilmente, a través de pasos e indicaciones que puede seguir toda empresa, sea grande, mediana o pequeña y, además, desde cualquier rubro comercial: automotriz, tecnología, belleza, educación, en otros.

En los próximos pasos veremos los detalles de cada proceso que finalmente nos asegurará la rentabilidad de nuestro negocio a la hora de facturar cada pedido de nuestros clientes.

Nuevo contacto con los clientes

Todo país cuenta con su propio registro de empresas, en el caso de Perú tenemos la SUNARP o «Registros Públicos»; además, tenemos la Cámara de Comercio de Lima, con una lista de empresas afiliadas.

En Internet también podemos encontrar directorios que listan una gran cantidad de empresas, de todos los tamaños y sectores.

¿Qué debemos hacer? Lo primero es conocer el rubro de las empresas, su número telefónico, dirección postal, número de trabajadores e identificar la tendencia, ver si está aumentando el número de colaboradores respecto a fechas anteriores o si está sucediendo lo contrario.

También sería idóneo visitar la página web del cliente a fin de conocer más sobre los servicios que brindan y su giro de negocio. Los debemos de llamar y enviar nuestra carta de presentación.

Activación de clientes antiguos

En este caso, las empresas ya nos debieron comprar previamente, quizá hace algunos meses.

Si, por ejemplo, vendíamos computadoras personales y ahora queremos centrarnos en Data Centers, lo que debemos hacer es volver a contactar a las personas que nos compraron previamente y enviarles nuestra carta de presentación actualizada.

Recordemos que es más fácil que nos compre un cliente ya cautivo que conseguir un nuevo cliente, según el Marketing.

Solicitar la reunión con el cliente

Una semana después de enviar nuestra carta de presentación, sea a nuevos clientes como a clientes antiguos, lo que debemos hacer es llamar al contacto en esa empresa, puede que sea el jefe de sistemas, jefe de logística, jefe de RRHH, etc.

Les consultamos si revisó nuestra carta de presentación y también le consultamos sobre su disponibilidad de tiempo para tener una reunión y se puedan conocer: reunión de relacionamiento o acercamiento. Lo usual es que los clientes accedan porque siempre es positivo conocer previamente a los proveedores con los que trabajaremos.

Buscamos determinar la fecha y hora, luego de ello, usamos Outlook u otro software para agendar la reunión y no olvidemos llamar a nuestro contacto un día antes para que no se olvide de la reunión.

En caso de contar con un vehículo, también podemos consultar si es posible reservar un estacionamiento en esta ocasión.

Concretar la reunión con el cliente

El mismo día de la reunión, dos horas antes o por la mañana, debemos de llamar a nuestro contacto a fin de evitar cualquier confusión y/o conocer sobre cualquier contratiempo que se de a último momento. No es algo usual; sin embargo, en pocas ocasiones se da.

En la reunión debemos de tener empatía con los clientes, buscar no venderles como sea nuestros productos o servicios, sino hacerles saber que realmente nos interesa apoyarlos en su situación. Si, por ejemplo, vendo equipos de cómputo, pero el cliente tiene necesidades que podrían no necesitar de estos equipos, lo mejor es sincerarme y decirle que a pesar de no poder brindarle algo en esta ocasión, identifico que de esta otra manera ellos pueden obtener lo que desean.

Al dejarles claro que nos interesamos por ayudarles y no por su dinero, ellos sabrán que somos un proveedor de confianza y querrán hacer negocios con nosotros sí o sí en un futuro.

Realizar seguimiento del cliente

Una semana después de nuestra reunión, debemos de llamar a nuestros clientes a fin de tener claro todo detalle de sus solicitudes, que ellos vean en las preguntas que les hacemos que nuestra intención es afinar muy bien todo para que nuestra propuesta calce con su presupuesto y necesidades.

Debemos de consultar los motivos por lo que elegirían, por ejemplo, una pantalla de 14″ o 15″, el motivo de elegir HDD o SSD como medio de almacenamiento, etc.

Procesar solicitudes y requerimientos

Llegamos a la parte en donde suena nuestra caja registradora, esta parte es la menos romántica de todo el proceso ya que son sólo transacciones, pero no por ello es menos importante que las demás, ya que la rentabilidad del negocio permitirá su propia existencia.

¿Qué alternativas de facturación electrónica para Perú tenemos? Entre las opciones que pudimos probar se encuentra el sistema de facturación electrónica Susii y también Nubefact.

Sin lugar a dudas, la facturación electrónica también ayudará a impulsar nuestro negocio debido a la comodidad y seguridad de tener toda esta gestión en la nube. Tengamos empresas ágiles.